Objetivo:

Establecer un proceso estructurado para la correcta configuración, registro y control de productos, inventarios y compras dentro del sistema ERP, con el fin de garantizar la trazabilidad, disponibilidad y gestión eficiente de los recursos.

Descripción:

Durante la sesión se abordó el proceso integral para la gestión de productos dentro del sistema, iniciando con la revisión de los registros previamente capturados en los módulos de contactos e inventario. Se confirmó que la información ingresada no presentaba inconsistencias y se procedió a definir responsabilidades para la carga de productos y servicios.

Posteriormente, se realizó un ejercicio práctico para el alta de productos en el módulo de inventario. Se explicó la importancia de completar correctamente los campos principales, tales como nombre del producto, tipo, precio de venta, costo y categoría. Se destacó la relevancia de activar el rastreo de inventario para aquellos productos que requieren control de existencias, así como la correcta configuración de categorías y subcategorías para una adecuada clasificación.

Se detalló el uso de referencias internas y códigos de barras como herramientas de identificación, además de la utilidad de las etiquetas y descripciones internas para facilitar la gestión operativa. Asimismo, se explicó la configuración específica para el punto de venta y la asignación de proveedores en la pestaña de compras.

En relación con el control de inventarios, se presentaron dos métodos para el registro de existencias: mediante ajustes de inventario y a través de órdenes de compra. Se enfatizó que el ajuste inicial permite establecer las cantidades reales disponibles sin necesidad de registrar compras históricas. Se explicó el proceso para ingresar cantidades, validar diferencias y aplicar los cambios para su impacto en el sistema.

En cuanto al módulo de compras, se describió el flujo completo desde la creación de solicitudes de cotización hasta la confirmación de órdenes de compra. Se explicó la importancia de registrar correctamente al proveedor, definir fechas de entrega y especificar cantidades. Además, se detalló el proceso de recepción de productos, incluyendo la gestión de entregas parciales y la actualización del inventario.

Finalmente, se abordó el registro de facturas de proveedores y la importancia de adjuntar documentos comprobatorios para mantener un control administrativo adecuado. Se indicó que los pagos a proveedores pueden gestionarse posteriormente según las políticas establecidas.

Como parte de las actividades, se recomendó realizar prácticas dentro del sistema, incluyendo el alta de productos, ajustes de inventario y generación de compras, con el objetivo de reforzar el aprendizaje y detectar posibles dudas en etapas tempranas del proceso.